Perjantai-idea: Lyhyempiä kokouksia

Viime keväisissä Ideapajoissa pohdimme aktivoivia ja osallistavia menetelmiä kokous- ja palaveritekniikoiden kannalta. Väitän edelleen, ettei kokous tai palaveri ei itsessään ole huono tapa tehdä töitä, vaan se miten siellä siellä toimitaan. Kokouksessa huonosta yhteistyöstä tulee näkyvää.

Tyypillisin kokousten kuolemansynti on, että kokoukset ovat liian pitkiä ja niitä on liikaa. Parkinsonin lain mukaan “työ täyttää sille varatun ajan.” Kokousten kanssa käy samoin – kokoukset vievät kaiken varatun ajan (ja vähän yli). Sovi kokous puolta lyhyemmäksi, mitä olit ajatellut. Miten muuten kokouksia saa tehostettua?

Kokous seisten
Mitäpä jos pitäisitkin kokouksen seisten? Kokous saa siis kestää niin kauan kun ihmiset jaksavat seistä. Tällöin tietokonekaan ei voi viedä liikaa huomiota.

Kokous kävellen
Perinteinen kokoustila usein ohjaa osallistujia  kuuntelijan rooliin. Mitä jos ette menekään kokoustilaan vaan aktivoidutte kävelemällä korttelin ympäri? Aivotutkijoiden mukaan aivotkin ovat kognitiivisesti parhaimmassa terässä kävelynopeudella kuljettaessa. Ideakävelyt sopivat erinomaisesti ideointiin!

Työskennelkää pienemmissä ryhmissä
Kun liian iso ryhmä miettii samaa asiaa, kaikki miettivät mitä tästä kuuluisi sanoa ja kukaan ei ylitä itseään. Kaikkien ei tarvitse miettiä kaikkea. Jaa vastuuta ja laita pohtimaan useista eri näkökulmista.

Minuuttikierrokset
Pakottaa tiivistämään puheenvuoroja. Kun kaikki aktivoidaan kuuntelemaan, aikaa säästetään kun turja toisto ja kertaaminen jää pois. Tällöin myös "ajattelin tätä jo projektin alussa kyllä mielessäni" -kommenteilta säästytään myöhemmin.

Ideaparkki
Häiriötekijät varastavat kokouksissa usein aikaan. Osallistuja ei kuitenkaan pysty keskittymään kokouksen asiaan jos ei pääse purkamaan mielenpäällä olevaa pulmaansa. Vie kokouksen kannalta epäolennaiset, mutta muuten tärkeät asiat ideaparkkiin odottamaan myöhempää käsittelyä.

Ideapakasta osuosittuja kokousmenetelmiä on tullut mm.  PowerPoint-karaoke, tuumatalkoot,  SWOT-roolit..

P.S. Pidän LEAD -tapahtumassa lyhyen puheenvuoron Kokousten kuolemansynneista ja annan ideoita miten osallistujia voisi aktivoida yksinkertaisin menetelmin. LEAD 2011 -tapahtuma on suunnattu asiantuntijoille ja esimiehille, jotka haluavat kehittyä omassa työssään ja johtaa myös omaa elämäänsä.


P.P.S Työn alla on kirja Kokousten seitsemän kuolemansyntiä. Kirja työstetään yhdessä Katleena Kortesuon kanssa ja sen julkaisee Talentum alkuvuodesta 2012.

Kokousten kuolemansyntejä:

Ideapakan virikekorteista virtaa ja vauhtia ryhmään

"Improvisaatiosta iloa elämään!" toteaa Marianne.
Kuva: Heidi Piironen

"Jotta urheilija pääsee hyvään vireeseen ja huippusuoritukseen, hänen pitää lämmitellä. Sama koskee myös ryhmän toimintaa."

toteaa Marianne Hemminki Ideapakan jatko-osan sisällöntuottaja, joka on tullut Ideakosken toimistolle hypistelemään painotuoreita virikekorttipakkoja. 

Ideapakan virikekortit sisältävät 25 menetelmää, jotka soveltuvat koulutuksiin, seminaareihin, projektikokouksiin ja järjestötoiminnan tilaisuuksiin lämmittelyksi ennen varsinaista työskentelyä tai piristeeksi työskentelyn väliin.

Keitä olet ajatellut kirjoittaessasi kortteja?

Kortit soveltuvat siis kouluttajille, opettajille, tiiminvetäjille, projektipäälliköille ja ryhmänohjaajille eli samoille oivalluttajille, joille Ideapakkakin on kehittetty.

Miten Ideapakan virikekorttien avulla voidaan edistää ryhmän toimintaa?

Usein ihmetellään, miksi luova prosessi ei lähde käyntiin, vaikka käytetään erilaisia ideointimenetelmiä kertoo Marianne. Tuloksellinen työskentely vaatii onnistuakseen rennon ilmapiirin, jossa saa vapaasti esittää kaikenlaisia ajatuksia, myös ristiriitaisia näkökulmia. Jotta tällainen ilmapiiri syntyisi, pitää osallistujien tuntea toisensa ja saavuttaa ideoimiseen sopiva vireystila.

Ryhmässä työskentelyn haasteena voivat olla myös liian lukkiutuneet roolit. Menetelmien kautta osallistujat voivat näyttää itsestään uusia puolia, joka edistää ryhmän toimintaa. Korttien avulla voidaan myös löytää ryhmää yhdistäviä tekijöitä sekä harjoitella yhteisten tavoitteiden saavuttamista. 

Ideapakan virikekortit toimivat omana kokonaisuutena tai ne
voidaan liittää osaksi Ideapakkaa.

Miten jatko-osaksi tehduy pakan menetelmät eroavat Ideapakan menetelmistä?

Suuri osa menetelmistä perustuu improvisaatio-teatterissa käytettäviin lämmittelyharjoituksiin ja ovat luonteeltaan leikkimielisiä. Parhaiten harjoitusten ideat ymmärtää, jos on ensin itse kokeillut osallistujana menetelmiä. Ideapakan virikekorttien soveltamiseen voi tutustua Virtaa ja vauhtia ryhmän toimintaan- työpajassa (Capacitar).

Aakkoset - ja Kolme asiaa- menetelmät on esitelty aiemmin Ideapakan perjantai ideoina.

Ideapakan virikekortit on saatavana myös ilman työpajaa Ideakosken verkkopuodista.